Инструкция по смене юр. адреса ООО

1. Выберите адрес для новой регистрации

Согласно законодательству, юр. адресом считают местоположение исполнительного органа ООО. То есть, то место, где работает директор компании. По такому адресу определяется территориальная ИФНС, где ООО встает на учет и куда платит налоги. На этот адрес инспекторы приезжают с проверками, партнеры отправляют письма. Очевидно, что между юр.адресом ООО и налоговой - тесная связь, поэтому при необходимости изменить адрес ООО нужно действовать продуманно. На начальном этапе инструкции по смене адреса ООО расскажем, какие помещения вы можете выбрать для получения нового юридического адреса ООО.

На какие помещения можно получить адрес регистрации ООО:

• На коммерческие. В основном, юридические лица арендуют офисы в бизнес-центрах или последних этажах ТЦ. Но, если компания занимается производственной деятельностью, то ей необходимо особое помещение для юр. адреса, которое соответствует стандартам осуществляемой деятельности.
• На жилые. Законом допускает оформление адреса регистрации ООО на жилой объект - дом или квартиру. Жилое помещение не обязательно должно являться местом прописки или быть в собственности, но у одного из членов ООО должно быть законное право на проживание в нем. Это могут быть и договорные основания. Но, жилой адрес нельзя использовать, если компания занимается производством.

Помещение любого назначения обязано проходить по требованиям. В частности, здание с объектом не должно быть разрушенным или находиться в стадии незавершенного строительства, это должен быть реально существующий дом, пригодный для целей постройки.

Иногда в целях экономии участники ООО не берут в аренду офис, а покупают юридический адрес. Это законно, но стоит учесть, что офис будет формальным. То есть, вы получите договор аренды, разрешение на регистрацию - это устроит ФНС. Но устроит ли вас, что пользоваться офисом полноценно вы не сможете. В нем можно будет принять проверку по согласованию с собственником, получить корреспонденцию, но находиться постоянно, как правило, нельзя. Такой вариант подходит компаниям, которым не нужен офис, но нужен юридический адрес для соблюдения требований налоговой.

2. Подготовьте документы

Наиболее объемный этап пошаговой инструкции по смене юр. адреса ООО - это работа по подготовке документов. Рассмотрим, что нужно собрать:

• Решение участника ООО или протокол собрания учредителей
• Новая редакция устава или лист изменений к нему (если потребуется править данные)
• Бланк заявления Р13014
• Согласие владельца жилого помещения или письмо с гарантией от собственника коммерческого объекта
• Чек об уплаченной пошлине (пошлина оплачивается не всегда)

Далее мы детально расскажем о каждом документе из списка бумаг для смены юридического адреса ООО. Образцы будут прилагаться в каждом пункте.

2.1. Заполните решение или протокол собрания

В первую очередь для смены адреса учредители ООО должны подготовить внутреннюю документацию. Это - решение или протокол, зависит от количества учредителей. Если у ООО один учредитель - он составляет решение о смене юр. адреса, а если собственников несколько - они оформляют протокол общего собрания. Форма такого документа свободная, но некоторые сведения в них должны быть указаны обязательно. В каждом из документов прописывается информация о компании, место и дата составления, состав участников, решение сменить юр. адрес, а также отражается необходимость внести поправки в устав (если применимо). Также, на протоколе или решении должны присутствовать подписи и назначен ответственный за регистрацию корректировок.

Решение о смене юр. адреса ООО нужно составить, когда в ООО только один участник. Одноименный документ единолично составляется владельцем компании и подписывается.

Протокол общего собрания о смене юр. адреса ООО компания должна составить при условии количества учредителей более 1-го человека. Учредителями по законодательству могут быть до 50 лиц. Поэтому, составление протокола сложнее. Участникам приходится собираться вместе, вынести вопросы на повестку дня, проголосовать, подсчитать голоса.

Какие вопросы нужно рассмотреть на собрании для смены юридического адреса ООО:

• Распределить роли председателя, секретаря собрания и ответственного за подсчет голосов;
• Принять решение об изменении адреса ООО;
• Определить необходимость и способ внесения поправок в устав;
• Обозначить способ, как будет подтверждаться факт участия в собрании и как будут удостоверены принятые решения.

Не забудьте, что способ удостоверения решений должен быть таким же, как в уставе ООО.

2.2. Оформите в уставе ООО смену адреса

При переезде ООО иногда появляется необходимость в обновлении информации в уставе. Возникновение такой необходимости обусловлено тем, как именно в вашем уставе записан юридический адрес и от того, куда вы намерены переехать.

Юр. адрес ООО может записываться в уставе 2 способами:

• Местонахождение. Компания может указывать в уставе только регион. Он записывается таким образом: код субъекта, тип населенного пункта и его название. Например: код 70, город Томск.
• Адрес в пределах местонахождения. Также адрес может быть записан подробно: с указанием района, улицы, номера строения и офиса. Настолько полное описание местоположения позволяет с легкостью найти офис компании.

Поменять устав ООО при смене адреса нужно, если:

• Новый адрес организации расположен в другом регионе,
• В вашем уставе записан подробный адрес компании, с улицей,номером дома и офиса.

Не нужно вносить изменения в устав ООО при смене адреса, если:

• В уставе указано только местоположение, и оно не изменится после переезда. К примеру, вы нашли офис в этом же городе, который указан в качестве местоположения.

Если при переезде появляется необходимость скорректировать информацию в уставе, вы можете сделать это любым из двух способов - дополнить текущую версию устава листом изменений или принять новую редакцию. Первым вариантом можно воспользоваться, если список изменений небольшой (допустим, меняется только адрес). Тогда достаточно записать новую информацию в листе изменений, оставив устав прежним. Прибегать ко второму варианту целесообразно, если у компании много нововведений, и их все нужно нужно указать в уставе. Например, компания меняет адрес, добавляет ОКВЭД, редактирует состав учредителей, вносит обновления в политику и пр. В этом случае удобнее принять новую редакцию, чем пользоваться старым уставом с большим количеством листов изменений. Однако, всегда способ редактирования устава выбирает ООО самостоятельно.

2.3. Подготовьте форму Р13014

Вместо двух заявлений Р13001 и Р14001 с 2020 года действует единая форма - Р13014. Она позволяет одновременно внести новую информацию и в ЕГРЮЛ, и в устав. По этой форме заявления и осуществляется изменение адреса ООО. Заявление представляет собой документ из 66 страниц, но заполнять необходимо только три - титульный лист, листы Б и Н.

Способ подачи и заполнения зависит от нового адреса. Рассмотрим все возможные варианты.

Если ООО выбирает новое коммерческое помещение в другом городе

В такой ситуации подача происходит в 2 этапа:

• Уведомительный этап: На нем необходимо направить Р13014 в прежнюю налоговую, в течение 7 дней с момента принятия решения об изменении местонахождения компании.
• Регистрационный этап: Подразумевает регистрацию в ИФНС по новому адресу, заявление подается через 20 дней после первого этапа.

Поскольку компания меняет регион, то вне зависимости от способа написания адреса в уставе, в него нужно внести корректировки.

Если ООО выбирает жилой адрес в другом городе

Компания может указать жилой адрес, если он является местом жительства руководителя ООО или одного из участников с долей от 50%. Такой вариант предполагает только однократную подачу заявления на смену адреса ООО, несмотря на замену контролирующей инспекции. Необходимо указать в форме и на внесение новых данных в ЕГРЮЛ, и на смену устава - ведь вы собираетесь поменять город местонахождения.

Если ООО меняет адрес, но регион - прежний

Когда компания перемещает офис в пределах одного региона, также происходит смена юр. адреса по Р13014. Например, организация нашла новый удобный офис в том же населенном пункте или приняла решение встать на учет по месту жительства руководителя. Тогда вариант заполнения бланка зависит от способа написания адреса в уставе, а подача всегда одноэтапная:

• Если в учредительном документе вписано лишь местоположение, то в форме Р13014 нужно отметить только внесений новых данных в ЕГРЮЛ. Населенный пункт останется тем же, значит вносить поправки в устав не потребуется.
• Если адрес указан точно, вплоть до улицы и здания, придется отметить в заявлении 2 корректировки - и в ЕГРЮЛ, и в устав.

Вне зависимости от варианта смены адреса ООО, заявление Р13014 нужно оформлять, придерживаясь требований:

• Заявление Р13014 можно заполнять на компьютере или вручную. Если вы выбираете первый вариант, то сразу установите правильный шрифт - заявление должно быть заполнено шрифтом Courier New, высота 18. Если удобнее заполнять от руки - возьмите ручку с темной пастой и заполняйте форму заглавными, печатными буквами.
• В каждую ячейку вносите строго один символ. Запятые, пробелы, тире и пр. - тоже считаются символами.
• Распечатать заявление можно на двух сторонах листа, но сшивать его не нужно.
• Если вам придется переносить информацию из официальных документов, используйте идентичные сокращения и знаки препинания, как в оригинале.
• Пронумеруйте документ с 001.
• Не используйте лишние символы в написании контактного номера. Укажите телефон в формате с +7, а если номер стационарный - после кода страны укажите и код города.

При нарушении указанных требований, налоговая откажет в приеме заявления. В ИФНС документы считываются автоматически и машины просто не распознают текст, заполненный не по заложенному алгоритму. В такой ситуации у вас не получится сменить юр. адрес ООО - заявление придется переделывать.

2.4. Получите от собственника помещения согласие

Согласие собственников жилого помещения

• Образец согласия на регистрацию ООО от собственника квартиры DOCX, 26 KB

Согласие собственника нежилого помещения

• Гарантийное письмо от собственника физического лица. DOC, 26 KB
• Гарантийное письмо от собственника юридического лица. DOC, 27 KB

Пакет документов для смены юридического адреса ООО должен дополняться согласием собственника помещения. Владелец должен высказать письменно, что готов к регистрации юр. лица в своем объекте недвижимости. Это обязательно и для жилых, и для коммерческих помещений, но формат документа отличается:

• Если помещение жилое, то есть ООО встает на учет по месту жительства директора или участника, тогда требуется получить от всех собственников квартиры/дома “Согласие”. Это документ, который заполняется в свободной форме, с указанием информации о владельцах, подтверждением законных прав на проживание представителя ООО и разрешением на оформление адреса юр. лица.
• Если помещение коммерческое, то есть офис или производственный объект, тогда его хозяин пишет “Гарантийное письмо”. Это тоже документ свободной формы, в котором необходимо указать информацию о собственнике, разрешить регистрацию юр.адреса, а также подтвердить намерение о заключении договора аренды.

Указанные документы сдаются в комплекте с копией правоустанавливающего документа - с выпиской ЕГРН или свидетельством о праве. Таким образом, ФНС получает возможность соотнести личность владельца помещения с автором согласия.

3. Внесите оплату государственной пошлины

Размер государственной пошлины при смене юр. адреса по 13014-ому заявлению - 800 рублей. Но, платить сбор нужно не всегда. В частности, он не оплачивается, если вы не вносите изменения в устав ООО при смене адреса. Значит, при переезде в пределах одного города и уставом, в котором прописано только местоположение, компания может не оплачивать сбор.

Еще один вариант уйти от сбора даже при условии внесения поправок в устав - электронная подача. Когда документы приходят в ИФНС в электронном виде, заявители от уплаты сбора освобождены. Примеры: подача заявления с ЭЦП директора, предоставление документов с помощью ЭЦП нотариуса, подача через МФЦ.

Если ваш способ подачи не относится к перечисленным и вы платите госпошлину, то сделайте это заранее. Квитанцию стоит сохранить, а лучше всего - добавить в пакет предоставляемых документов. Это - мера предосторожности на случай, если инспектор не сможет найти платеж или банк задержит транзакцию. Тогда, вы просто докажите оплату чеком, и вам не придется откладывать процедуру смены адреса ООО в ИФНС, соответственно - вы не упустите сроки.

4. Направьте документы на смену адреса ООО в ИФНС

Поскольку адрес юр.лица является частью основных сведений о компании, которые указаны в ЕГРЮЛ, ООО должны своевременно сообщать о смене юр. адреса в налоговой. Срок уведомления - 7 дней с момента принятия решения. Чтобы инспекция обновила данные в реестре, вы подаете пакет документов, которые мы перечислили выше.

Есть разные способы взаимодействия с ИФНС - и онлайн, и оффлайн. Способ каждая компания выбирает по удобству. Как можно направить пакет документов:

• Через сайт ФНС, с помощью цифровой подписи директора ООО;
• Удаленно через нотариуса (он воспользуется своей ЭЦП);
• Лично посетить инспекцию с распечатанным пакетом документов;
• Через МФЦ. Данный способ можно назвать комбинированным, поскольку вы приходите в центр с распечатанными документами, а ФНС они попадают уже в электронном виде после сканирования сотрудниками.

5. Удостоверьтесь, что произошла смена юридического адреса ООО

По истечении 5 рабочих дней вы узнаете, какое решение о смене юр. адреса приняла налоговая. Проверить, внесена ли в реестр обновленная информация, можно такими способами:

• Проверить входящие письма на электронной почте, адрес которой вы писали в заявлении Р13014. На него налоговая отправит новый лист записи ЕГРН или сообщит о причине отказа в изменении адреса ООО, если заявление не пройдет.
• Скачать выписку из реестра на специальном сервисе ФНС - это бесплатно.

Если ваше заявление о смена юр. адреса в налоговой не приняли, ситуация поправима. Ваша задача - узнать причину отказа и исправить ее. Как правило, чаще всего заявления отклоняют из-за ошибок в заполнении формы, использовании неактуальных бланков или неполной комплектации пакета документов.

Если же вы обнаружите ошибку в указании нового адреса в реестре, действуйте по ситуации в зависимости от виновника. Когда ошибка допущена по вине инспектора, нужно направить заявление с просьбой исправить недочет. Когда виноваты вы - потребуется заново подать форму Р13014, отметив в ней причину подачи “исправление ошибок”. Для этого, отметьте во втором пункте значение “4” и внесите в форму правильный адрес.